(Last Updated On: 29 października 2018)
  • Jak stworzyć listę wymagań w projektach biznesowych

    wymagania projektowe

Temat „jak stworzyć listę wymagań w projektach biznesowych „  jest bardzo poszukiwany w internecie. Wychodzi na to, że stwarza sporo problemów.

Mój poprzedni artykuł jest jednym z najczęściej czytanych artykułów w temacie zarządzania projektów.

  1. Zwykle zaczynam rozmowy od analizy briefu i zapytania ofertowego, aby zanalizować ogólne wymagania klienta.
    • czasami zlecenie polega na stworzeniu specyfikacji technicznej systemu IT – tutaj mój poprzedni artykuł
    • w większości przypadków wysyłam swój własny brief do stworzenia kampanii marketingowej, strategii,  lub procesu sprzedażowego w przypadku wdrożenia CRM
    • w przypadku wsparcia technicznego – to klient wybiera usługi z naszej listy i w ten sposób tworzymy wymagania projektowe, które często obejmują nie tylk kwestie techniczne, ale i organizacyjne, pracownicze.
    • trochę inaczej wygląda sytuacja, gdy jesteś Project Menedżerem wewnątrz firmy i musisz zebrać te wymagania sam. Zwykle sytuacja wygląda tak, że szef zgłasza się do Ciebie, że trzeba coś wykonać, że jest taka a taka potrzeba, wizja, strategia i są na to takie a nie inne pieniądze.  Warto jednak zacząć od tych podstawowych pytań:
# Pytanie
1 Czy jest to projekt krytyczny dla misji firmy czy jej strategii?
2 Jaki ma zasięg ten projekt – lokalny, regionalny, krajowy, globalny?
3 Czy jest to projekt badawczy, innowacja?
4 Czy jest ten projekt częścią jakiegoś programu?
5 Jaki jest planowany budżet projektu? Jaki tier?
6 Kto jest sponsorem
7 Kto jest stakeholderem
8 Czy podobne projekty były w przeszłości w firmie?
  1. Potem po otrzymaniu tzw. ogólnych wymagań, spisuję własne pytania do każdego z wymagań, aby jak najbardziej uszczegółowić listę wymagań projektowych przed podpisaniem umowy.
  2. Organizuję krótką rozmowę telefoniczną i zadaję moje pytania.
  3. W końcu tworzę tabelkę z wymaganiami i odpowiedziami, tworząc dłuższą i bardziej szczegółową listę. Często korzystam z Google Sheets lub Excela. Poniżej przykład takiego dokumentu ( niestety po angielsku, bo większość moich klientów tego wymaga)
  4. Przygotowuję ofertę dla klienta
  5. Po akceptacji  oferty przez klienta tak naprawdę zaczyna się prawdziwa praca nad wymaganiami i umową.
  6. Jeśli jesteś pracownikiem firmy, to wysyłasz RFP czyli zapytanie ofertowe do wybranych wykonawców, lub zlecasz to do swojego Działu Zakupów.

Jak stworzyć listę wymagań projektów biznesowych

  1. W zależności od typu projektu mam inną bazową listę składowych wymagań projektowych: funkcjonalnych i niefunkcjonalnych, organizacyjnych i procesowych
  2. Procesów biznesowych jest wiele – wg Wikipedii można podzielić je na dwie grupy:
  • Proces zarządczy, który kieruje działaniem systemu. Typowym przykładem może być proces zarządzania przedsiębiorstwem lub zarządzania strategicznego.
  • Proces operacyjny, który stanowi istotę biznesu i jest pierwotnym źródłem wartości dodanej, np: zaopatrzenie, produkcja, marketing, sprzedaż.
  • Proces pomocniczy, który wspiera procesy główne, np: księgowość, rekrutacja, wsparcie techniczne.

Pracując przez 15 lat globalnych firmach zawsze pracowałam nad projektami lub programami, które były usprawnieniem procesu biznesowego, np. marketing czy sprzedaż, lub innowacją w tych procesach, np. gdy pojawiła się sprzedaż online.

Wprowadzenie systemu ERP dotyka praktycznie wszystkich procesów, dlatego to jest strategiczna i dość kosztowna decyzja o wprowadzeniu zintegrowanego systemu wszystkich głównych procesów. Oszczędności na usprawnieniu procesów są tutaj znaczące, chociaż wiele firm ma ogromne problemy przy wdrażaniu takiego systemu, gdyż projekt trwa czasami 2-3 lata, a świat i biznes się zmienia non-stop. Ostatnio Lidl wycofał się z wprowadzenia SAP ( Wrzesień 2018) po 5 latach prac nad tym.

Małe firmy mogą zacząć od wprowadzenia systemu magazynowo-ksiegowego, HR, a potem rozbudowywać ten system o nowe narzędzia. Z moich obserwacji wynika, że większość tak robi, a systemy ksiegowo-magazynowe stają się powoli ERP, gdyż dodawane są nowe moduły i integracje z innymi aplikacjami.

To oczywiście może komplikować tworzenie listy wymagań projektów biznesowych, a potem jej utrzymanie i wykonanie tych wymagań, co jest częścią zarządzania projektem. Potem okazuje się, że ta lista wymagań zaczyna być używana do kolejnych projektów.

Przykład dokumentu Matrycy do zarządzania wymaganiami – projekt biznesowy

Kolejny etap to zebranie tych wszystkich wymagań i pogrupowanie według typu wymagania:

  • wymagania funkcjonalne,
  • wymagania niefunkcjonalne,
  • wymagania organizacyjne,
  • wymagania procesowe.

Gdy już mam takie wymagania zebrane razem, zaczynam pracę nad grupowaniem ich wg funkcjonalności.

Jak stworzyć listę wymagań projektowych w Excelu

  1. w załączonym pliku powyżej znajduje się przykład takiego pliku. Został on podzielony wg wymagań funkcjonalnych, niefunkcjonalnych, etc.
  2. Oto główne elementy:
Nr #
Główna funkcja działania
Moduł/proces
AKTOR – użytkownik
Krótka nazwa
Środowisko ( Internet, magazyn, etc.)
Typ wymagania
Opis wymagania
Poparcie tego wymagania
X-Ref – krzyżowe połączenie
Priorytet
Zakres
czy jest częścią jakiegoś systemu crm, ERP
estymacja kosztów/zasobów
Pytania
Use case ID

Macie tam przykład też zarządzania wymaganiami, zmianą wymagań, projektowania, efektu końcowego,

Gdy zbierzecie już wszystkie wymagania, to można zacząć pracę nad pozostałymi elementami, jak ryzyka, kryteria sukcesu, zespół, i stworzyć kartę projektu.

Jeśli potrzebujecie pomocy w tworzeniu listy projektowej, zapraszam do kontaktu.

0 komentarzy:

Dodaj komentarz

Chcesz się przyłączyć do dyskusji?
Feel free to contribute!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Nasze podobne artykuły