Jak stworzyć listę wymagań projektu biznesowego w eCommerce? Praktyczny przewodnik z przykładami
Projekty biznesowe w eCommerce – takie jak wdrożenie nowego systemu płatności, rozwój platformy sklepowej czy integracja z narzędziami marketingowymi – wymagają dokładnego określenia wymagań. Dobrze sporządzona lista wymagań to fundament udanego projektu, który pozwala uniknąć nieporozumień i kosztownych błędów. W tym artykule przeprowadzę Cię przez kroki tworzenia listy wymagań oraz zaprezentuję przykłady takich list.
Moja definicja zmian biznesowych:
- dodanie zupełnie nowego biznesu – włączenie do działalności
- zmiana organizacyjna, integracja z narzędziami marketingowymi
- nowe produkty czy usługi w ofercie
- nowy model biznesowy, np. – przejście na sprzedaż online, nowy system płatności, nowe usługi czy specyficzne produkty
Dlaczego lista wymagań jest kluczowa?
- Zapewnia jasność celów – Wszyscy interesariusze rozumieją, co ma zostać osiągnięte.
- Minimalizuje ryzyko błędów – Zdefiniowane wymagania pomagają unikać nieporozumień między zespołami.
- Ułatwia zarządzanie projektem – Dzięki wymaganiom można łatwiej monitorować postępy i kontrolować harmonogram.
- Zwiększa efektywność – Dokładne zrozumienie potrzeb pozwala uniknąć marnowania czasu na zbędne funkcje.
Kroki do stworzenia listy wymagań projektu biznesowego
-
Określ cel projektu
Zdefiniuj, co chcesz osiągnąć. Czy chodzi o zwiększenie sprzedaży? Usprawnienie procesu zakupowego? Integrację z innymi systemami?
Przykład:
Cel projektu: Zintegrowanie sklepu internetowego z systemem ERP, aby usprawnić zarządzanie zapasami i fakturami.
-
Zidentyfikuj interesariuszy
Zastanów się, kto będzie zaangażowany w projekt i jakie ma oczekiwania. Interesariuszami mogą być:
- Klienci (np. oczekują łatwiejszego procesu zakupowego),
- Zespół IT (np. potrzeba zgodności z istniejącą infrastrukturą),
- Zarząd (np. zwiększenie ROI).
Przykład:
W projekcie integracji ERP interesariuszami będą:
- Dział logistyki (aktualizacja stanów magazynowych w czasie rzeczywistym),
- Księgowość (automatyczne wystawianie faktur),
- IT (bezpieczeństwo danych).
-
Zbierz i przeanalizuj wymagania
Przeprowadź warsztaty, spotkania lub ankiety z interesariuszami, aby poznać ich potrzeby. Podziel wymagania na:
- Funkcjonalne – Co system ma robić?
- Niefunkcjonalne – Jak system ma działać? (np. szybkość, dostępność).
Przykład:
Dla projektu ERP:
- Wymagania funkcjonalne:
- Synchronizacja zamówień w czasie rzeczywistym,
- Generowanie raportów o stanie magazynowym.
- Wymagania niefunkcjonalne:
- Czas odpowiedzi systemu: poniżej 2 sekund,
- Integracja zgodna z GDPR.
-
Priorytetyzuj wymagania
Nie wszystkie wymagania są równie ważne. Skorzystaj z metody MoSCoW (Must have, Should have, Could have, Won’t have):
- Must have – Funkcje niezbędne do realizacji projektu.
- Should have – Funkcje istotne, ale możliwe do odroczenia.
- Could have – Funkcje dodatkowe.
- Won’t have – Funkcje poza zakresem projektu.
Przykład:
Must have: Synchronizacja zamówień w czasie rzeczywistym.
Should have: Generowanie raportów miesięcznych.
Could have: Automatyczne alerty o niskim stanie magazynowym.
-
Dokumentuj wymagania w sposób przejrzysty
Stwórz dokument (np. Specyfikację Wymagań Biznesowych), który będzie zrozumiały dla wszystkich zaangażowanych stron. Możesz użyć tabel, diagramów lub checklist.
Przykład dokumentacji:
| Typ wymagania | Opis | Priorytet |
| Funkcjonalne | Synchronizacja zamówień | Must have |
| Funkcjonalne | Generowanie faktur | Must have |
| Niefunkcjonalne | Zgodność z GDPR | Must have |
| Niefunkcjonalne | Czas odpowiedzi < 2 sekundy | Should have |
-
Weryfikuj i aktualizuj wymagania
Przed rozpoczęciem projektu upewnij się, że lista wymagań została zatwierdzona przez interesariuszy. W miarę postępu projektu wracaj do niej i aktualizuj, jeśli pojawią się zmiany.
Zwykle moje konsultacje i pomoc związane są z nowym modelem biznesowym w eCommerce oraz dorzucenie zupełnie nowych narzedzi marketingowych jak CRM czy marketing automation, produktów i usług do oferty, co może wiązać się z nowymi procesami wewnątrz firmy i zmianami w sklepie internetowym np. bardzo zaawansowany konfigurator produktowy jak w Conway Shield.
- Potem spisuję własne pytania do każdego z wymagań, aby jak najbardziej uszczegółowić listę wymagań projektowych.
- Organizuję krótką rozmowę telefoniczną i zadaję moje pytania.
- W końcu tworzę w Excelu śliczną tabelkę z wymaganiami i odpowiedziami, tworząc dłuższą i bardziej szczegółową listę.
- Przygotowuję ofertę dla klienta
- Po akceptacji oferty przez klienta tak naprawdę zaczyna się prawdziwa praca nad wymaganiami i umową.
Nasze podobne artykuły
