Jak stworzyć nowy dedykowany system IT w firmie? Od pomysłu do realizacji

Wdrożenie nowego systemu IT w firmie to nie tylko wyzwanie technologiczne, ale przede wszystkim projekt strategiczny, który wymaga dobrej komunikacji, zaangażowania zespołu i przemyślanego planu. Jak podejść do tego procesu, by nie tylko spełnić oczekiwania, ale też realnie usprawnić działanie firmy?

1. Zacznij od burzy mózgów i rozmowy z zespołem

Kluczem do sukcesu jest zrozumienie realnych potrzeb. Warto rozpocząć od burzy mózgów, w którą zaangażujesz:

  • przedstawicieli kluczowych działów (sprzedaż, marketing, produkcja, logistyka, księgowość),
  • osoby z zarządu (które widzą strategię i skalowanie firmy),
  • oraz przyszłych użytkowników systemu.

Nie zakładaj, że wiesz, czego potrzebują – zadaj pytania:

  • Co obecnie działa źle lub nieefektywnie?
  • Jakie dane są trudne do znalezienia?
  • Jakie procesy są powtarzalne i mogłyby zostać zautomatyzowane?

2. Zbierz i skataloguj wymagania

Zbierając wymagania, warto podzielić je na trzy grupy:

  • Must have – funkcje absolutnie niezbędne (np. integracja z księgowością, zarządzanie klientami),
  • Nice to have – funkcje ułatwiające codzienną pracę (np. dashboardy, automatyczne przypomnienia),
  • Future features – pomysły na późniejsze etapy rozwoju systemu.

Użyj do tego np. narzędzi jak:

  • Miro lub FigJam – do wizualnej burzy mózgów,
  • Jira, Zoho Projects lub Trello – do katalogowania wymagań i ustalania priorytetów,
  • Google Forms, Zoho Survey – do ankietowania zespołu.

3. Przełóż wizję na konkretne procesy i narzędzia

Kiedy masz zebrane wymagania, czas przekształcić je w strukturę systemu. Pomocne będą:

  • mapowanie procesów biznesowych (BPMN) – pokaże, jak dane „płyną” przez firmę,
  • persony użytkowników – zrozumiesz, kto czego potrzebuje,
  • makiety i prototypy UX/UI – zanim napiszesz linię kodu, upewnij się, że system będzie intuicyjny.

Zdecyduj:

  • Czy system będzie budowany od zera, czy może warto wykorzystać platformę low-code/no-code jak Zoho Creator czy Outsystems?
  • Czy lepiej skorzystać z frameworka open source, czy zbudować mikroserwisy w oparciu o dedykowane API?

Dlaczego sama wizja systemu IT to za mało dla firmy programistycznej?

  1. system IT inaczej jest budowany dla 100 użytkowników, inaczej dla 100000 użytkowników. Tutaj dam przykład rozwiązania crm – zgłosiła się do nas firma z 100 pracownikami stacjonarnymi oraz druga z 10 pracownikami, którzy pracują zdalnie po całej Polsce. Zupełnie inne wymagania, inny biznes, inne interakcje między pracownikami a klientami.

  2. system IT może być zbudowany w różnych technologiach, na różnych platformach, co wiąże się z różnymi kosztami już w trakcie programowania, jak i potem utrzymania

  3. budżet klienta jest podstawą wyboru rozwiązania. Może okazać się, że wybór gotowego rozwiązania z kilkoma doróbkami jest najlepszym rozwiązaniem w ramach budżetu. Wielu klientów chciałoby system klasy Porsche za cenę malucha. W sumie ja też:) jednak jest to niemożliwe do osiągnięcia, bo praca specjalistów, narzędzia, licencje programistyczne kosztują.

  4. oczekiwany czas realizacji – zdarza się, że klient chce zbudować system w 2-4 tygodnie. Bez przynajmniej ogólnej specyfikacji systemu nie ma możliwości ustalenia czasu realizacji.

4. Wybierz technologię i zespół wdrożeniowy

W tym etapie warto odpowiedzieć sobie na pytania:

  • Czy mamy wewnętrzny zespół IT, który to udźwignie?
  • Czy potrzebujemy zewnętrznego partnera technologicznego – software house lub konsultanta?
  • Jakie technologie będą skalowalne i bezpieczne w dłuższym horyzoncie?

Dla wielu firm dobrym rozwiązaniem jest MVP (Minimum Viable Product) – czyli start z podstawowym zakresem funkcji, a następnie iteracyjne rozbudowywanie systemu w oparciu o feedback użytkowników.

Idealnym rozwiązaniem jest otrzymywanie specyfikacji technicznej, projektowej takiego systemu z:

  1. wymaganiami funkcjonalnymi
  2. wymaganiami niefunkcjonalnymi
  3. opisem procesów wewnętrznych
  4. interakcjami z użytkownikami
  5. założeniami graficznymi – styl, wygląd

Dlaczego taka specyfikacja jest ważna w całym procesie ofertowym:

  1. firma programistyczna jest w stanie określić zakres prac i zasobów, jakie będzie potrzebować do realizacji zlecenia
  2. ofertę można wysłać do wielu firm i wybrać z większej grupy
  3. przy tworzeniu specyfikacji jest robiona analiza w miarę szczegółowa potrzeb firmy, klienta, jak i zmian jakie wprowadzi ten system w działanie firmy czy procesu – i nie ma niespodzianek
  4. ktoś już wcześniej zastanowił się nad użytkownikami, kto ma używać system, jaki jest przepływ pracy, dokumentów. Oczywiście szczegóły zawsze są ustalane w trakcie całego projektu IT. Chodzi o to, że użytkownicy i pracownicy firmy wiedzą czego się od nich będzie oczekiwać i dlaczego, a przynajmniej wybrani pracownicy. Jest to ważny aspekt przy wdrażaniu projektu.
  5. łatwiej jest wycenić poszczególne elementy programistyczne
  6. łatwiej dla klienta jest porównać oferty, bo ma specyfikacje i wyceny z różnych źródeł.
  7. w trakcie projektu można zawsze wracać do specyfikacji jako zakresu prac i w ten sposób rozwiązywać problemy komunikacyjne, które są nieodzowną częścią projektu IT. W trakcie budowy systemu IT mogą zmieniać się wymagania, bo zmienia się rynek, klient może dorzucać nowe funkcjonalności. Taka specyfikacja pomaga nie stracić z oczu głównego celu projektu i najważniejszych uzgodnionych funkcjonalności. Bywa, że zmiana może spowodować niewłaściwe funkcjonowanie pozostałych elementów. Każda zmiana w trakcie projektu powinna przechodzić przez proces zarządzania zmianami i akceptację ludzi, którzy projektowali ten system. To taka mała dygresja.

Wycena projektu może być zrobiona poprawnie właśnie po otrzymaniu takiej specyfikacji wymagań projektowych, wymagań systemu i firmy.

5. Komunikacja i testy – nie pomiń tych etapów

  • Przeprowadź testy z kluczowymi użytkownikami – zanim system trafi „na produkcję”.
  • Wdrażaj zmiany etapami – np. na poziomie jednego działu lub jednej funkcji.
  • Komunikuj jasno: co się zmienia, dlaczego i kiedy.
  • Zapewnij szkolenia i wsparcie – nawet najlepszy system się nie sprawdzi, jeśli ludzie nie będą wiedzieli, jak z niego korzystać.

Podsumowanie

Stworzenie dedykowanego systemu IT to długi proces, ale daje ogromną przewagę konkurencyjną. Kluczem do sukcesu jest:

  • dobry dialog z zespołem,
  • jasna wizja przekształcona w konkretne procesy,
  • właściwie dobrana technologia i elastyczne podejście.

To inwestycja, która – jeśli dobrze zaplanowana – szybko się zwraca w postaci lepszej organizacji, większej efektywności i zadowolenia pracowników.

Chcesz dowiedzieć się, jak podejść do projektu IT w swojej firmie? Skontaktuj się z nami:
👉 https://www.digideo.co/project-management
👉 https://www.digideo.co/software-services